Métier du tertiaire
Secrétaire technique

Le secrétaire technique est spécialisé dans un domaine particulier : secrétaire d’affaires, secrétaire du bâtiment, secrétaire commercial, secrétaire comptable, secrétaire immobilier, secrétaire juridique, secrétaire médical vétérinaire, secrétaire technique de la construction, secrétaire transports, secrétaire d’organisme de recherche, ... 

Le secrétaire technique assiste dans ses missions le responsable de direction, le chef de service, le professionnel libéral ou l’ingénieur. En plus du travail de secrétariat (accueil, bureautique, gestion de l’agenda, des appels téléphoniques et des courriers, dactylographie, classement, ...), le secrétaire technique gère l’ensemble des dossiers techniques, leur suivi administratif et les agendas de tous les projets. Il participe également à l’organisation générale de la structure. Interface entre le service et l’extérieur, le secrétaire technique est autorisé à fournir certaines informations techniques aux clients, à les orienter et les conseiller.

Le secrétaire technique joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement quotidien d’un service ou d’une entreprise. Son activité varie selon le lieu où il l’exerce, mais elle consiste principalement à assurer les tâches suivantes :

• Organisation, montage et gestion administrative des dossiers.
• Suivi comptable et budgétaire.
• Conception et mise à jour des outils de suivi d'activité (tableaux de bord, échéanciers, plannings, ...).
• Organisation des réunions, rédaction des comptes rendus.
• Saisie, mise en forme et classement de tous types de documents.
• Accueil physique (dans les bureaux) et téléphonique.

• Maîtrise des tâches de secrétariat : gestion d’agenda, réception, accueil téléphonique, ...
• Maîtrise des logiciels de bureautique : tableur, traitement de texte, base de données, ...
• Maîtrise d’un logiciel de gestion comptable.
• Bonnes connaissances en gestion administrative et comptable. 
• Bonne connaissance du secteur d’activité spécifique à la structure d’embauche (BTP, médical, justice, ...) : réglementation, jargon, acteurs, organisation, normes rédactionnelles, ...
• Maîtrise de l’anglais et éventuellement d’une troisième langue selon l’environnement de travail.

Réactif et disponible, le secrétaire technique est aussi doté d’une bonne faculté d’écoute et d’observation. Il sait également faire preuve d’initiative et de discrétion. Son esprit de synthèse et son sens des priorités lui permettront de répondre efficacement à toutes les demandes.

En dix ans, le niveau de qualification a beaucoup progressé. Une majorité des secrétaires techniques possèdent aujourd’hui au moins le baccalauréat. Plusieurs filières sont possibles selon les domaines vers lesquels on souhaite s’orienter :

• Bac pro option secrétariat, comptabilité. 
• Titre de Secrétaire Technique option cadre de vie (cabinet de géomètre-expert, cabinet d’économiste de la construction, entreprise d’architecture), Titre de Secrétaire Technique option santé (cabinets médicaux).
• BTS bureautique et secrétariat.
• Bac+2 dans une filière spécialisée (comptabilité, juridique, commerciale, santé, linguistique, ...) complétée par une formation aux techniques bureautiques.

Les postes de secrétaires techniques se retrouvent dans tous les domaines et toutes les structures (PME, grands groupes, cabinet médical, institutions, ...). Même si la fonction a évolué, en particulier grâce l’informatisation des services, ce métier garde une dimension administrative importante.

L’évolution de carrière d’un secrétaire technique dépend de sa formation (de départ ou au cours de son activité), de la taille de l’entreprise et de sa capacité à assumer des responsabilités. Il peut ainsi accéder à un poste d’assistant de direction, de responsable administratif ou de gestionnaire de projets.