Le métier
d’assistant administratif

  1. Quel est le rôle de l’assistant administratif ?

    L’assistant administratif/le secrétaire/l’employé de bureau a pour mission de prendre en charge une grande partie des tâches administratives d’une entreprise ou d’une administration publique, telles que :

    • La coordination des tâches administratives ;
    • Le tri et classement des dossiers ;
    • La rédaction de compte-rendu de réunions ;
    • La prise en charge du standard téléphonique ;
    • La liaison administrative entre la direction et les employés ;
    • La rédaction de documents juridiques ;
    • L’approvisionnement des stocks de fournitures de bureau ;
    • La gestion du courrier ;
    • L’accueil des visiteurs et la planification de rendez-vous.

    L’ensemble de ces tâches varie selon le lieu d’exercice de ce métier, et le taux de responsabilités confiées à l’assistant administratif.

    Les métiers similaires à celui d’assistant administratif sont :

    • Administrateur des ventes ;
    • Agent de gestion administrative ;
    • Agent de liaison.

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    Quelles sont les compétences attendues ?

    L’assistant administratif doit posséder d’excellentes capacités organisationnelles, mais également des qualités telles que la diplomatie et le sens des responsabilités.

    Ce professionnel doit aussi être doté d’importantes connaissances en gestion administrative ainsi qu’en bureautique, puisque l’essentiel de son travail est réalisé via un ordinateur. Des compétences juridiques et une excellente compréhension du fonctionnement de l’administration publique sont aussi très appréciées.

    L’assistant administratif peut également être en contact régulier avec la clientèle ou le public, c’est pourquoi ce professionnel doit posséder des capacités d’écoute et un excellent sens relationnel. La maîtrise d’au moins une langue étrangère peut aussi être nécessaire, selon le milieu d’activité.

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    Quelle formation pour devenir assistant administratif ?

    Il n’est pas nécessaire de détenir un diplôme universitaire pour devenir assistant administratif dans le secteur privé, bien qu’il soit recommandé de suivre au moins une formation similaire à celles ci-dessous :

    • BTS techniques de secrétariat ;
    • BTS gestion ;
    • BTS comptabilité.

    L’obtention d’un de ces diplômes ou d’un équivalent permettra à l’assistant administratif d’être employé au sein de grandes entreprises, ou encore de se voir attribuer des tâches à responsabilité plus rapidement.

    Il est aussi possible d’obtenir un Bac STG (Sciences et Techniques de Gestion), qu’il sera nécessaire de compléter avec un premier stage dans le domaine du secrétariat, avant de pouvoir prétendre à des postes officiels en gestion administrative.

    Si l’assistant administratif souhaite exercer son métier dans le secteur public, il lui sera alors nécessaire de passer avec succès le concours de la fonction publique de catégorie C.

    Les plus et les moins du métier d’assistant administratif

    Le métier d’assistant administratif est particulièrement apprécié par les personnes aimant se voir confier une grande diversité de tâches, et qui recherchent un emploi comportant de nombreux contacts humains au quotidien. Les individus appréciant l’ordre et la minutie s’épanouissent tout particulièrement dans ce métier.

    En contrepartie, le métier d’assistant administratif peut être très stressant au quotidien : de nombreux impératifs sont à respecter, et il s’agit d’une profession qui ne laisse pas de place à la créativité ou à l’improvisation. L’assistant administratif prend en charge une partie des documents juridiques de l’entreprise, il s’agira du principal responsable aux yeux de la direction en cas d’erreur administrative. Cette situation demande donc un certain sang-froid ainsi qu’un grand sens des responsabilités.

    Quelles sont les évolutions de carrière pour un assistant administratif ?

    Avec de l’expérience, l’assistant administratif pourra postuler à des postes avec de plus grandes responsabilités, et devenir secrétaire de direction ou encore assistant commercial, dans le cas où sa formation initiale lui aurait apporté quelques bases de ce métier.

    L’assistant administratif a aussi la possibilité de postuler au sein de grands groupes ou d’instances publiques d’importance afin de se voir confier davantage de responsabilités et d’augmenter sa rémunération par la même occasion.

    Quel salaire pour un assistant administratif ?

    En début de carrière, l’assistant administratif est habituellement rémunéré au S.M.I.C. horaire. Après plusieurs années d’expérience, ce professionnel peut prétendre à un salaire moyen mensuel brut de 1 800 euros. Si l’assistant administratif opère au sein du secteur public, alors son salaire sera indexé selon la grille des salaires en vigueur.

    Ce montant est sujet à changement selon l’entreprise au sein de laquelle est exercé ce métier. Par exemple, un assistant administratif exerçant dans une PME (Petite ou Moyenne Entreprise) ne sera pas rémunéré de la même manière qu’un professionnel s’occupant de la gestion administrative d’une multinationale.

    Qui emploie les assistants administratifs ?

    Les assistants administratifs ont la possibilité d’exercer ce métier dans un très large champ d’activité. Ce métier, qui fait partie du secteur du tertiaire, peut ainsi être exercé dans des contextes suivants :

    • Au sein d’une administration publique ;
    • Dans une entreprise privée ;
    • Au sein d’une association.

    L’assistant administratif peut ainsi être amené à travailler dans un commissariat, une mairie, un hôpital (privé ou public), une entreprise du secteur industriel, pharmaceutique ou agroalimentaire, par exemple. Le lieu d’exercice de ce métier varie ainsi en fonction des diplômes obtenus.