Assistant administratif (H/F)

Les missions décrites ci-après sont gérées en binôme avec une autre assistante :

• Facilitation des activités et de la logistique :
  • Gestion des déplacements, réservation des billets et de l’hébergement en cas de déplacements groupés
  • Commande de matériel et fournitures
  • Réception et stockage des commandes
  • Gestion des fournitures 
  • Suivi des demandes liées à l’Immobilier (outils internes + Excel)

• Gestion d’évènements
  • Organisation matérielle de réunions, séminaires, plénières ou autres événements : planification, invitations, réservation des espaces, demandes des devis de restauration, appui logistiques (émargement, badges, coordination des intervenants, ...)
  • Gestion et commande des demandes de séminaires / évènements (notamment demandes de restauration, plateaux repas, petits déjeuner)
  • Organisation des Cafés du SI 
  • Contrôle des factures associées à ces prestations

• Communication
  • Communication institutionnelle du pôle
  • Envoi de mails d’informations généraux
  • Mise à jour des sites sharepoint sur les informations générales
  • Affichages dans les locaux
  • Communication interne / évènementiel
  • Création et modifications de documents

• Gestion des arrivées et départs
  • Création et suivi du dossier administratif du nouvel arrivant
  • Accueil et accompagnement le jour de l’arrivée
  • Préparation des goodies 
  • Envoi d’un mail de bienvenue avec des liens utiles au nouvel arrivant
  • Mise à jour du trombinoscope en fonction des mouvements

Horaires du lundi au vendredi
Horaire en alternance : 8h30/16h30 et 9h30/17h30 

Ce que nous recherchons :

• Une bonne maîtrise d’EXCEL (tableaux croisés dynamiques, formules simples)
• La capacité à rédiger des mails de communication (bon orthographe, esprit de synthèse)
• Le sens du service et de la relation
• Une bonne maîtrise des outils Word et Powerpoint