Métier du tertiaire - Assurances
Chargé de gestion flux (GED et archivage)

Le chargé de gestion flux s’occupe de la distribution, de l’archivage et du désarchivage des courriers. Dans une entreprise ou une administration, il prend en charge : la réception, l’analyse et le tri du courrier ; la complétude des dossiers ; la recherche d’informations concernant les clients ; la préparation des lots pour numérisation ; le contrôle qualité ; l’indexation et le typage des documents ; l’apposition des journaux d’archivage ; l’archivage des documents ; la saisie des flux entrants en vue d’en assurer la traçabilité ; la mise sous pli ; le publipostage.

Le chargé de gestion flux est un logisticien de l’information. En cela, ses principales activités consistent à :

• garantir la réception, la sélection et la distribution des courriers,
• prendre en charge la Gestion Électronique des Documents (GED), qui se divise en plusieurs étapes : numérisation, indexation, contrôle qualité, archivage, désarchivage,
• veiller à la fiabilité des opérations,
• s’occuper de la remontée des informations à la hiérarchie, et alerter en cas de problèmes ou de risques opérationnels,
• contribuer à l’amélioration de la qualité des prestations et des outils, ainsi qu’à la mise à jour des procédures.

Les compétences du chargé de gestion flux mêlent les domaines de l’archivage et du secrétariat. On attend de lui qu’il maîtrise :

• les méthodes de classement et d’archivage,
• les techniques de secrétariat,
• les outils bureautiques,
• les outils de communication externe et interne (Internet, intranet),
• les logiciels de gestion électronique des documents, de numérisation et d’archivage,
• les caractéristiques des produits propres à son environnement de travail,
• les évolutions des technologies informatiques.

À sa connaissance des outils et des méthodes, le chargé de gestion flux associe l’esprit d’initiative, le sens du relationnel, le goût du travail en équipe et la rigueur.

Pour devenir chargé de gestion flux, les formations de Bac +2 à Bac +5 liées aux métiers des bibliothèques et de la documentation, de la gestion administrative et de la gestion électronique des documents, sont les plus communes. Il faut y ajouter des formations spécifiques dans le domaine choisi pour exercer.

Le chargé de gestion flux exerce dans tout type d’entreprise tertiaire, publique ou privée : centre d’information, entreprise, administration, organisme international, organe de presse, établissement scolaire, banque, assurance, mutuelle, établissement financier, etc.

Le chargé de gestion flux peut évoluer vers des fonctions d’encadrement et/ou de formation, ou vers des postes de chef de projet GED, gestionnaire de base de données, gestionnaire des connaissances et veilleur stratégique.