Secrétaire
Métier du tertiaire

Métiers associés : Secrétaire administratif (H-F), Secrétaire assistant (H-F), Secrétaire juridique (H-F), Secrétaire médical (H-F), Assistant (H-F), Assistant de gestion (H-F), Assistant de direction (H-F), Secrétaire de direction (H-F).

Quelles sont les missions du secrétaire ?

Le ou la secrétaire – les postes sont encore aujourd’hui occupés en grande majorité par des femmes – joue un rôle essentiel dans le fonctionnement d’un service, d’une entreprise, d’une administration ou d’un cabinet d’avocats, par exemple. Entre l’accueil des visiteurs, la réception des appels, les prises de rendez-vous, l’organisation de l’agenda de son (ou ses) responsable(s), la rédaction des courriers, le classement des dossiers, ses missions sont au cœur de l’activité quotidienne de l’entreprise. Il lui est donc demandé à la fois une grande disponibilité et beaucoup de réactivité pour faire face aux multiples sollicitations de ses interlocuteurs internes et externes. Si l’évolution de la bureautique et des outils informatiques facilite la gestion quotidienne de ses tâches, son sens du relationnel et sa maîtrise de la langue française (écrite et orale) demeurent des fondamentaux dans l’exercice de sa fonction.

Ses principales activités ?

Selon la structure où elle exerce, le fait qu’elle soit rattachée à un service ou à une personne, ses activités peuvent varier et répondre à des exigences diverses. D’une façon générale, la secrétaire est chargée de :

accueillir les visiteurs et répondre à leurs demandes,
gérer les appels téléphoniques (entrants et sortants),
réceptionner, rédiger et transmettre les courriers et les e-mails,
gérer l’agenda de son (ses) responsable(s), préparer les voyages et déplacements,
organiser des réunions, prendre en notes les échanges et rédiger les comptes rendus,
trier et organiser le classement de documents et dossiers.

Ses compétences et qualités ?

La fonction de secrétaire nécessite tout d’abord une grande polyvalence, accompagnée de solides compétences administratives et organisationnelles. Elle doit ainsi :

connaître et maîtriser l’informatique (Word, Excel, Powerpoint), Internet,
savoir prendre des notes,
maîtriser parfaitement la langue française écrite et orale,
être capable de rédiger,
savoir hiérarchiser et classer des documents,
savoir communiquer rapidement et efficacement,
maîtriser l’anglais (voire une troisième langue) dans un environnement international.

Organisée et méthodique, la secrétaire sait gérer les priorités et répondre avec courtoisie aux demandes de ses différents interlocuteurs. Ses qualités humaines, sa discrétion, son sens de l’anticipation, sa faculté à gérer les relations et le stress dans l’urgence font d’elle une collaboratrice particulièrement recherchée.

Comment devenir secrétaire ?

Si un niveau BEP permet d’accéder au métier de secrétaire, les formations les plus recherchées par les recruteurs se situent davantage aujourd’hui entre le bac pro et le DUT, voir la licence, d’autant qu’elles favorisent une évolution plus rapide :

Bac pro Gestion administration,
Bac techno STMG,
BTS Assistant de manager,
BTS Assistant de gestion PME-PMI,
DUT Carrières juridiques,
DUT Gestion des entreprises et des administrations (GEA),
DUT Gestion administrative et commerciale (GACO),
Licence Administration et gestion des entreprises.

Dans quel environnement ?

Le métier de secrétaire s’exerce dans de multiples structures : PME, artisans, cabinet d’avocats, étude de notaires, grand groupe international, administration…

Avec quelles perspectives d’évolution ?

Une secrétaire peut se spécialiser dans un domaine (médical, juridique, technique…). Avec quelques années d’expérience et le niveau de diplôme requis, elle peut devenir assistante de direction et évoluer dans des entreprises de plus en plus importantes.