Métier du tertiaire
Secrétaire médical

Accueil des patients, gestion administrative des dossiers, prise en charge des appels téléphoniques et des rendez-vous… le/la secrétaire médical(e) – le métier est encore aujourd’hui largement représenté par des femmes – occupe un poste essentiel au bon fonctionnement d’un service médical, médico-social ou d’un cabinet. Premier interlocuteur des patients, le secrétaire médical doit se montrer rassurant, compréhensif tout en sachant gérer les priorités. Attentif à la situation de chacun, il écoute et informe en toute discrétion, d’autant que comme les médecins il est soumis au secret professionnel. Son rôle administratif consiste à saisir les comptes rendus médicaux (sous dictaphone), mettre à jour les dossiers informatiques, les imprimer, les classer, tenir les plannings, la comptabilité courante et gérer les commandes de fournitures. Dans certains cas, le secrétaire médical peut être amené à préparer des appareils ou une salle de soins. 

Selon la structure où il exerce, les activités du secrétaire médical peuvent varier, mais elles consistent généralement à :

• accueillir les patients, les orienter vers une salle d’attente, veiller à leur réception par les médecins,
• répondre aux appels téléphoniques, les transmettre si nécessaire,
• prendre les rendez-vous et gérer le planning des praticiens,
• saisir les comptes rendus médicaux,
• mettre à jour les dossiers informatiques, les imprimer, les classer,
• assurer la comptabilité courante.

Relationnelles, administratives, voire techniques dans certains cas, les compétences d’un secrétaire médical sont multiples. Il doit :

• connaître l’activité, les contraintes, les besoins de son service,
• savoir gérer les priorités, distinguer ce qui est urgent de ce qui ne l’est pas,
• savoir gérer les appels téléphoniques (ne pas faire attendre trop longtemps),
• maîtriser l’informatique (traitement de texte, tableaux, logiciels de dossier médical) et la saisie sous dictaphone,
• maîtriser l’orthographe, l’expression écrite et orale,
• avoir des notions du domaine médical concerné et connaître les termes employés,
• savoir s’adapter à la personnalité des médecins dont il dépend.

Organisé et rigoureux (une erreur dans compte rendu ou un classement peut générer de lourdes conséquences), réactif, le secrétaire médical sait aussi se montrer attentif, rassurant pour les patients et souple dans ses relations avec les médecins. Son sens du contact et sa discrétion sont ses atouts majeurs.

Il n’existe pas de diplôme d’État spécifique pour devenir secrétaire médical. Le métier est accessible après un bac pro :

• Bac pro Accueil-relation clients et usagers,
• Bac pro Accompagnement, soins et services à la personne,
• Bac technologique ST2S (sciences et technologies de la santé et du social).

Après le bac, il est recommandé de suivre une formation spécialisée en secrétariat médical proposée soit par les écoles de la Croix-Rouge (huit écoles dans toute la France), soit par l’Université (DU de technicien de l’information médicale), soit par le CNED (titre certifié de secrétaire médical).

Le métier de secrétaire médical s’exerce dans de nombreuses structures du domaine médical, que ce soit dans le secteur privé ou le secteur public : cabinets médicaux, laboratoires, centres de radiologie, cliniques, maisons de retraite, hôpitaux, centres de PMI, centres de médecine du travail… À noter que dans le secteur public, le recrutement se fait sur concours (statut fonctionnaire).

Après quelques années d’expérience, un secrétaire médical peut soit prendre plus de responsabilités, notamment administratives, dans son service, soit devenir assistant de plusieurs médecins, soit participer à la préparation des soins.